Privacy Policy

Kebijakan Privasi ini ("Kebijakan Privasi") menjelaskan bagaimana kami, PT. Transcosmos Indonesia ("Perusahaan" atau "TCID"), mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, melindungi dan memproses data pribadi tentang Anda selama dan setelah hubungan kerja Anda dengan kami jika Anda adalah karyawan, pekerja, kandidat, vendor dan kontraktor kami (bersama-sama disebut "Subjek Data Pribadi") sesuai dengan undang-undang Indonesia tentang perlindungan data pribadi No. 27 Tahun 2022, sebagaimana diubah dari waktu ke waktu.

Penting bagi Anda untuk membaca dan menyimpan Kebijakan Privasi ini, bersama dengan pemberitahuan privasi lain yang mungkin kami berikan pada kesempatan tertentu ketika kami mengumpulkan dan memproses data pribadi tentang Anda sehingga Anda mengetahui bagaimana dan mengapa kami mengumpulkan dan memproses data tersebut dan apa hak Anda berdasarkan peraturan perlindungan data pribadi.

Kebijakan Privasi ini bukan merupakan poin dari kontrak kerja atau kontrak lain untuk menyediakan layanan dan Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui kapan saja, Perusahaan akan memberi tahu Anda tentang pembaruan tersebut sesegera mungkin.

Perusahaan mengumpulkan data pribadi berikut secara langsung dari Anda atau secara tidak langsung dari sumber lain:

Data pribadi dasar

• Nama lengkap
• Nomor KTP/paspor karyawan, dan tanggal penerbitan dan tempat penerbitan dokumen tersebut
• Jenis kelamin
• Tempat kelahiran
• Universitas, dan informasi yang relevan, termasuk tahun kelulusan dan jurusan di universitas
• Kode karyawan
• Data pribadi tanggungan tertentu, termasuk nomor KTP/paspor (dan tanggal penerbitan dan tempat penerbitan dokumen tersebut), tanggal lahir, hubungan dengan Karyawan
• Posisi
• Nomor telepon
• Alamat email
• Alamat pos
• Alamat tempat tinggal
• Kategori pekerjaan
• Divisi
• Departemen / Proyek
• Tanggal kerja
• Jenis kontrak kerja
• Tanggal pengunduran diri
• Masa jabatan (jumlah hari)
• Masa kerja
• Status karyawan
• Nama supervisor
• Jenis sumber
• Nomor batch
• Evaluasi penilaian perekrutan / Wawancara / Hasil tinjauan lainnya
• Masa percobaan
• Hasil pelatihan
• Kinerja
• Kualifikasi yang diadakan
• Detail transfer
• Detail promosi
• Detail pengunduran diri
• Status kewarganegaraan dan/atau tempat tinggal
• Status perkawinan
• Umur
• Tanggal lahir
• Rumah sakit terdaftar untuk asuransi kesehatan
• Nomor jaminan sosial
• Pekerjaan mingguan [jadwal/jam]
• Penggajian
• Gaji kotor kontrak
• Ketidakhadiran
• Jawaban atas pertanyaan kami
• Jika berlaku: nomor asuransi sosial, kontribusi untuk asuransi kesehatan dan perawatan jangka panjang, nomor identifikasi pajak, kelas pajak, ijazah sekolah tertinggi, dan pendidikan profesional tertinggi
• Data pribadi lainnya yang diperlukan untuk tujuan yang ditentukan dalam poin 2. "Bagaimana Kami Menggunakan Data Pribadi Anda"

Data pribadi yang sensitif

• Data Kesehatan: Riwayat medis, kondisi kesehatan, catatan dokter dan informasi asuransi Kesehatan
• Data biometrik: Sidik jari, pemindaian wajah dan rekaman suara untuk identifikasi keamanan
• Data perjalanan / Data lokasi individu yang ditentukan melalui layanan lokasi
• Data keuangan: Informasi tentang rekening bank, termasuk nomor rekening bank, nama bank, riwayat transaksi, cabang bank dan catatan pajak
• Data keluarga termasuk informasi data anak, pasangan dan keluarga
• Data pemeriksaan latar belakang termasuk catatan kejahatan

Perusahaan dapat menggunakan data pribadi untuk tujuan sebagai berikut :

• Memastikan pelaksanaan operasi bisnis yang efisien
• Menciptakan, memelihara atau mengakhiri hubungan kerja
• Administrasi, pengelolaan penggajian, tunjangan, manfaat karyawan, manajemen personalia dan dukungan personalia, serta pelaksanaan tugas pengelolaan dan perencanaan yang terhubung langsung dengan proses bisnis internal apa pun
• Pemenuhan kewajiban yang disepakati dengan klien kami
• Pemenuhan kewajiban yang timbul dari peraturan perundang-undangan yang berlaku
• Melakukan survei karyawan
• Memberikan layanan internal, seperti program tunjangan bagi karyawan
• Menanggapi pertanyaan dari karyawan
• Menganalisis kebijakan sumber daya manusia dan strategi rekrutmen
• Memantau dan mengatur penggunaan sistem ilegal atau tidak pantas
• Memastikan keamanan sistem
• Tujuan audit internal perusahaan grup
• Memastikan tata kelola yang tepat dalam perusahaan grup melalui whistleblower atau sistem serupa
• Evaluasi kinerja dan pengembangan karier
• Asuransi kesehatan dan klaim medis
• Kepentingan sah Perusahaan, seperti pelatihan karyawan dan peningkatan produktivitas
• Proses seleksi, pelaksanaan kontrak dan evaluasi atas vendor/klien yang bekerja sama dengan Perusahaan

Perusahaan memproses data pribadi Anda berdasarkan persetujuan Anda yang diberikan dengan menandatangani formulir persetujuan (sebelumnya). Selain itu, terlepas dari poin sebelumnya, Perusahaan juga dapat memproses data pribadi Anda sebagaimana diperlukan untuk pemenuhan kewajiban hukum kami (misalnya, persyaratan pelaporan yang relevan dengan hukum pidana, perdata, atau ketenagakerjaan) atau atas dasar pemrosesan lain sebagaimana diizinkan oleh hukum lainnya. Perusahaan memproses data pribadi Anda sesuai dengan dasar hukum berikut untuk tujuan yang dinyatakan dalam poin kedua.

Data pribadi akan diproses sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dapat dengan cara tertulis, elektronik dan/atau telematika, menggunakan metode yang terkait erat dengan tujuan yang dinyatakan dalam poin kedua dan dalam semua kasus menjamin keamanan dan kerahasiaan sesuai dengan hukum yang berlaku.

Perusahaan menunjuk Data Protection Officer (DPO), sebagai pengontrol data sehubungan dengan pemrosesan data pribadi Anda dan dapat membagikan data pribadi Anda sebagai berikut:

• Pengungkapan kepada grup transcosmos secara global (yaitu transcosmos inc. dan perusahaan grupnya) sebagaimana diperlukan untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang ditetapkan dalam poin 2.
• Pengungkapan kepada agen, penyedia layanan, sub-kontraktor, dan pemasok seperti vendor penggajian, auditor pengeluaran, penyedia layanan TI, perusahaan asuransi, bankir, praktisi medis yang menyediakan layanan medis kepada karyawan, dan serikat staf yang relevan sebagaimana diperlukan untuk mencapai satu atau lebih tujuan.
• Pengungkapan kepada penasihat profesional kami (seperti pengacara, akuntan, dan penasihat keuangan) jika diperlukan dan hanya jika mereka terikat untuk menjaga kerahasiaan data pribadi Anda.
• Pengungkapan kepada rekanan untuk setiap usulan penjualan, merger, akuisisi, usaha patungan atau transfer aset, dengan syarat memastikan bahwa penerima berada di bawah kewajiban kerahasiaan yang sesuai sehubungan dengan data pribadi Anda.
• Pengungkapan yang diwajibkan oleh hukum, atau diminta oleh entitas pemerintah, atau untuk mencegah kejahatan, atau diwajibkan oleh kontrak yang disepakati dengan klien kami, atau untuk memastikan hak, keamanan properti atau keselamatan pribadi pejabat, karyawan, kontraktor atau agen kami, anggota lain dari grup transcosmos, afiliasi, klien kami (termasuk klien potensial), dan pengguna/pengunjung lain dari situs web kami, atau orang lain.
• Pengungkapan sebagaimana diizinkan oleh hukum yang berlaku.
• Dalam hal akses atau pengungkapan kepada pihak ketiga ("Penerima") untuk kepentingan mereka (Penyediaan).

  Nama Penerima	Tujuan penggunaan oleh Penerima	Item data pribadi yang diakses oleh atau diungkapkan kepada Penerima	Periode retensi oleh Penerima
  Grup Transcosmos secara global (yaitu transcosmos inc. dan perusahaan grupnya). Anda dapat melihat entitas grup transcosmos di tautan ini.	Untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang ditetapkan dalam poin 2. "Bagaimana Kami Menggunakan Data Pribadi Anda"	Satu atau lebih data pribadi yang tercantum di poin 1.	Selama diperlukan untuk memenuhi tujuan di sebelah kiri.
  Otoritas investigasi	Investigasi dan audit berdasarkan hukum yang berlaku	Satu atau lebih data pribadi yang tercantum di poin 1	Selama diperlukan untuk memenuhi tujuan di sebelah kiri.

• Dalam hal akses oleh atau pengungkapan kepada penyedia layanan outsourcing ("Pemroses") untuk pemrosesan data untuk kepentingan Perusahaan (Outsourcing)

  Nama Prosesor	Tugas yang dialihdayakan ke Prosesor untuk pemrosesan data
  Agen, penyedia layanan, sub-kontraktor, dan pemasok seperti vendor penggajian, auditor pengeluaran, penyedia layanan TI, perusahaan asuransi, bankir, praktisi medis yang menyediakan layanan medis kepada karyawan, dan serikat staf yang relevan sebagaimana diperlukan untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang ditetapkan dalam poin 2. "Bagaimana Kami Menggunakan Data Pribadi Anda"	Menyediakan layanan yang tercantum di kolom di sebelah kiri.
  Penasihat profesional kami (seperti pengacara, akuntan, dan penasihat keuangan) jika diperlukan dan hanya jika mereka terikat untuk menjaga kerahasiaan data pribadi Anda	Memberikan layanan profesional termasuk tidak terbatas pada nasihat hukum dan keuangan
  Rekanan untuk setiap usulan penjualan, merger, akuisisi, usaha patungan atau transfer aset, dengan syarat untuk memastikan bahwa penerima berada di bawah kewajiban kerahasiaan yang sesuai sehubungan dengan data pribadi Anda dan menggunakannya hanya untuk tujuan yang ditetapkan dalam poin 2. "Bagaimana Kami Menggunakan Data Pribadi Anda"	Selesaikan setiap usulan penjualan, merger, akuisisi, usaha patungan, atau transfer aset.
  Penyedia layanan hotline whistleblowing	Menerima hotline whistleblowing dari karyawan

Perusahaan dapat mentransfer data pribadi Anda ke pihak ketiga yang mungkin berlokasi di luar negeri termasuk Jepang, Thailand, Malaysia, Filipina, Singapura dan Vietnam. Perusahaan dapat membagikan atau mengungkapkan satu atau lebih jenis data pribadi sebagaimana tercantum dalam Poin 1 kepada Pemroses, dengan pengecualian data pribadi sensitif, yang tidak akan diungkapkan serta akan menerapkan perlindungan untuk melindungi data pribadi Anda sebagaimana diwajibkan berdasarkan undang-undang dan peraturan perlindungan data setempat yang berlaku.

• Dalam hal transfer lintas batas ke pihak ketiga

  Penerima	Item Data Pribadi yang Akan Ditransfer ke Penerima	Negara tempat Data Pribadi akan Ditransfer dan tanggal, waktu, metode Transfer	Tujuan Penggunaan Data Pribadi oleh Penerima Periode Penyimpanan/Penggunaan oleh Penerima
  Deloitte Tohmatsu Risk Advisory LLC ("DTRA")	Nama, alamat email, jabatan, divisi, kategori divisi dan data pribadi lainnya yang diungkapkan oleh pelapor kepada DTRA	Jepang, hanya jika pelapor menghubungi dan mengungkapkan data pribadi kepada DTRA.	Diungkapkan oleh pelapor Selama diperlukan untuk memenuhi tujuan di sebelah kiri.
  Grup Transcosmos secara global (yaitu Transcosmos Inc. dan perusahaan grupnya)	Setiap data pribadi yang tercantum di poin 1	Jepang dan semua negara di mana semua grup Transcosmos berada Melalui email atau layanan cloud	Untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang ditetapkan dalam poin 2. "Bagaimana Kami Menggunakan Data Pribadi Anda" Selama diperlukan untuk memenuhi tujuan di sebelah kiri.

Jika Anda tidak ingin mentransfer data pribadi Anda ke luar negeri, Anda dapat menolak dengan menghubungi kami menggunakan rincian di poin 12. "Hubungi Kami.", dalam hal ini Anda tidak akan lagi dapat berpartisipasi dalam pelatihan hukum atau melakukan berbagai survei dari TCI, Anda juga tidak akan dapat menggunakan layanan intranet apa pun yang disediakan oleh TCI kepada TCID.

Perusahaan akan menggunakan langkah-langkah teknis pengecekan seperti fisik, elektronik, dan prosedural yang wajar untuk melindungi data pribadi dalam organisasi kami dari kehilangan, pencurian, dan penggunaan, pengungkapan, atau modifikasi yang tidak sah. Setiap data pribadi yang dipegang oleh atau atas nama kami disimpan di server yang aman dengan langkah-langkah keamanan modern untuk melindungi dari kehilangan, akses yang tidak sah, perubahan, atau penyalahgunaan informasi tersebut. Jika data pribadi tersebut disimpan oleh pihak ketiga yang tidak terkait atas nama kami, kami juga telah memberlakukan kewajiban kontraktual pada pihak-pihak tersebut untuk memastikan kerahasiaan dan keamanan informasi tersebut.

Perusahaan mengambil langkah-langkah keamanan yang sesuai dengan cara yang konsisten dengan dan menghormati hukum yang berlaku tentang perlindungan data untuk melindungi data pribadi yang kami proses dan mencegah data pribadi hilang secara tidak sengaja, digunakan, atau diakses dengan cara yang tidak sah, diubah, atau diungkapkan.

Namun, terlepas dari perlindungan dan upaya kami untuk mengamankan data pribadi, perlu diketahui bahwa tidak ada tindakan keamanan data yang dapat menjamin keamanan 100%. Mungkin ada insiden yang mempengaruhi fungsi dan keamanan sistem Perusahaan dan mengganggu kemampuan kami untuk mempertahankan kinerja kontrak/pekerjaan terkait hubungan kerja dengan standar tertinggi. Meskipun demikian, kami berusaha untuk melindungi data pribadi Anda dan akan melakukan tanggapan yang diperlukan dalam keadaan seperti itu sesuai dengan hukum yang berlaku.

1. Pemrosesan data pribadi akan dimulai sejak memperoleh data pribadi Anda dengan cara sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini sesuai dengan hukum yang berlaku.
2. Perusahaan akan menyimpan data pribadi Anda untuk tujuan sebagaimana tercantum dalam poin 2 tujuan penggunaan data pribadi dan jumlah tahun setelah berakhirnya pekerjaan sebagaimana diwajibkan untuk tujuan sebagaimana tercantum dalam poin 2 penggunaan data pribadi.
3. Perusahaan akan menghentikan pemrosesan data pribadi pada akhir periode penyimpanan seperti yang dijelaskan dalam Bagian ini atau dalam kasus lain berdasarkan hukum.
4. Ketika periode penyimpanan tersebut di atas berakhir, atau data pribadi tidak lagi diperlukan untuk tujuan hukum atau dalam kasus lain sebagaimana diwajibkan oleh hukum, kami akan mengambil langkah-langkah untuk menghancurkan atau menganonimkan data pribadi dan jika tindakan tersebut tidak praktis (misalnya, jika data pribadi tersebut telah disimpan dalam arsip cadangan), kami akan menyimpan data pribadi sesuai dengan kebijakan perusahaan mengenai masa retensi yang telah ditetapkan, sampai penghapusan dapat dilakukan dan memastikan bahwa tidak ada pemrosesan baru yang terjadi setelahnya sesuai dengan kebijakan penyimpanan dan pembuangan dokumen kami, serta hukum dan peraturan yang berlaku.
5. Proses dan metode untuk memusnahkan data pribadi ditetapkan di bawah ini:
   • Proses penghancuran
     Perusahaan memilih data pribadi yang relevan untuk dihancurkan dan menghancurkannya dengan persetujuan petugas perlindungan data (DPO) sesuai prosedur penanganan informasi.
   • Metode penghancuran
     Kami memusnahkan data pribadi yang direkam dan disimpan dalam bentuk file elektronik dengan menggunakan metode teknis (misalnya, format tingkat rendah) untuk memastikan bahwa catatan tidak dapat direproduksi, sedangkan data pribadi yang direkam dan disimpan dalam bentuk dokumen kertas harus diparut atau dibakar.

Anda dapat melaksanakan, di antara hak-hak lain sebagaimana ditentukan oleh hukum, hak-hak berikut sehubungan dengan data pribadi Anda sesuai dengan manual, kebijakan, dan aturan internal yang mungkin kami terapkan dari waktu ke waktu sesuai dengan aturan yang berlaku :

1. Hak untuk mengetahui pemrosesan data
   • Anda berhak untuk mengetahui tentang pemrosesan data pribadi Anda oleh kami kecuali ditentukan lain oleh hukum.
2. Hak untuk menyetujui pemrosesan data
   • Anda berhak untuk memberikan atau tidak memberikan persetujuan atas pemrosesan data pribadi Anda, kecuali dalam keadaan tertentu yang ditentukan oleh hukum.
3. Hak untuk mengakses data
   • Anda berhak untuk mengakses data pribadi Anda untuk melihat, memperbaiki, atau meminta perbaikan data pribadi Anda, kecuali ditentukan lain oleh hukum.
4. Hak untuk menarik persetujuan
   • Anda berhak untuk menarik persetujuan Anda atas pemrosesan data pribadi Anda kecuali ditentukan lain oleh hukum.
   • Jika Anda menarik persetujuan Anda, kami mungkin tidak dapat melaksanakan secara penuh kontrak, pekerjaan, atau tugas terkait hubungan kerja Anda dengan kami.
   • Penarikan tidak memengaruhi keabsahan pemrosesan sebelumnya.
   • Pernyataan penarikan harus dalam bentuk tertulis/cetak, termasuk format elektronik atau terverifikasi. Kami akan memberi tahu Anda tentang potensi konsekuensi penarikan tersebut.
5. Hak untuk menghapus
   • Kecuali ditentukan lain oleh hukum, Anda berhak menghapus data pribadi Anda.
   • Jika penghapusan berdampak pada pelaksanaan kontrak, kami mungkin tidak dapat memenuhinya secara penuh.
6. Hak untuk membatasi pemrosesan data
   • Anda berhak meminta pembatasan pemrosesan data pribadi Anda kecuali ditentukan lain oleh hukum.
   • Permintaan harus dilaksanakan dalam 72 jam setelah diterima secara sah.
   • Pembatasan dapat memengaruhi pelaksanaan kontrak/pekerjaan.
7. Hak untuk meminta penyediaan data
   • Anda berhak meminta data pribadi yang telah Anda berikan selama layanan/pekerjaan kami, kecuali ditentukan lain oleh hukum.
8. Hak untuk menolak pemrosesan data
   • Anda berhak menolak pemrosesan data pribadi Anda:
     1. untuk mencegah/membatasi pengungkapan data, atau
     2. untuk tujuan periklanan dan pemasaran, kecuali ditentukan lain oleh hukum. Kami akan memenuhi permintaan Anda dalam waktu 72 jam setelah menerima permintaan yang sah kecuali ditentukan lain oleh hukum.
9. Hak untuk mengeluh, mencela, dan menuntut
   • Anda berhak mengajukan keluhan, kecaman, dan tuntutan hukum jika kami melanggar peraturan perlindungan data pribadi.
10. Hak untuk mengklaim kompensasi
    • Anda berhak menuntut ganti rugi sesuai prosedur hukum yang berlaku.
11. Hak atas perlindungan diri
    • Anda berhak atas perlindungan diri sesuai KUH Perdata dan undang-undang lainnya.

Untuk menegaskan hak Anda sebagai subjek data, silakan hubungi Kami sehingga akan memproses permintaan Anda sesuai dengan hukum yang berlaku dan kami dapat, jika diizinkan oleh hukum, membebankan biaya yang sesuai untuk menutupi biaya menanggapi permintaan tersebut. Setiap permintaan harus menyertakan detail yang cukup untuk mengidentifikasi Anda. Setelah diterima, kami dapat meminta informasi tambahan dari Anda (termasuk bukti identitas) untuk memproses permintaan Anda. Harap dicatat bahwa mungkin perlu waktu untuk memproses permintaan Anda, tetapi kami bertujuan untuk memproses semua permintaan sesegera mungkin. Kami juga dapat membebankan biaya yang wajar untuk menutupi biaya administrasi kami dalam menangani permintaan apa pun, yang akan kami informasikan kepada Anda sebelumnya.

Anda memiliki kewajiban berikut sehubungan dengan data pribadi Anda, di antara kewajiban lain sebagaimana diatur oleh aturan yang berlaku

1. untuk melindungi data pribadi sendiri; untuk meminta organisasi dan individu terkait untuk melindungi data pribadi Anda;
2. untuk menghormati dan melindungi data pribadi orang lain;
3. untuk memberikan data pribadi Anda secara lengkap dan akurat ketika Anda menyetujui pemrosesan data pribadi;
4. untuk berpartisipasi dalam penyebaran perlindungan data pribadi; dan
5. untuk mematuhi peraturan tentang perlindungan data pribadi dan mencegah pelanggaran terhadap peraturan tentang perlindungan data pribadi.

Anda dapat melaporkan kejadian atau tindakan yang dapat dianggap sebagai pelanggaran data pribadi kepada DPO dengan rincian kontak yang tertera pada poin 13 pemberitahuan ini. Untuk menjaga keamanan data pribadi Anda dan mengurangi kerugian yang mungkin ditimbulkan dari pelanggaran tersebut, Perusahaan mengharapkan kerja sama Anda untuk melaporkan kejadian yang Anda temukan segera.

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang kebijakan ini atau bagaimana kami memproses data pribadi Anda, silakan hubungi kami menggunakan detail kontak berikut

• PDP Team PT Transcosmos Indonesia ,Mandiri Inhealth Tower 7th Floor
• Email: dpo_tcid@trans-cosmos.co.id

Kebijakan privasi ini berlaku pada setiap lingkup di Perusahaan (kandidat, karyawan atau pun pihak ketiga lainnya), yang dapat diinformasikan kemudian apabila ada perubahan.

Demikian kebijakan pelindungan data pribadi PT. Transcosmos Indonesia untuk dapat dipedomani oleh yang berkepentingan di lingkup Perusahaan dengan baik dengan mengedepankan asas pelindungan, asas kepastian hukum dan asas kerahasiaan.